宴會管理教材

宴會管理教材及講義
一、宴會之基本概念
(一)、宴會的定義
何謂宴會?簡而言之,宴會乃指以餐飲為中心的餐會,其特色為透過訂席,使多數人共聚一堂,採用同一款菜單、飲用相同飲料。然則,目前使用宴會廳所舉辦之活動,並非僅侷限於餐會,其他如下各式各樣之活動,皆為宴會廳服務的對象,可知宴會形式的多樣化。
1.喜宴、文定 2.彌月、壽宴 3.尾牙、春酒(於每年十二月、一月及二月舉辦。)4.同學會、謝師宴、畢業餐會 5.記者招待會 6.大會(例如直銷、保險業之會員大會、會議、座談會、說明會、訓練會) 7.新產品發表會(包括電腦、球鞋、化妝品、電信器材、葡萄酒、家電器材、 汽車公司…等)8.服裝表演 9.雞尾酒會(如開幕酒會、週年慶酒會、結婚酒會…等) 10.展示會(如鐘錶珠寶展示會、蘇富比拍賣預展、留學教育展、婚紗大展…等) 11.歌友會 12.國宴 13.慶功宴14. 其他(譬如中姐選拔、中日圍棋賽、簽約大典、國際標準舞大賽、選舉餐會…等。)
(二)、宴會的經營單位
宴會之經營單位並不只限於大型餐廳或五星級飯店,小型餐廳同樣可以從事宴會生意的經營。一般餐廳所設置之貴賓室(VIP Room)或廂房設計即可作為小型宴會舉辦的場地。而在規模較大的飯店中,宴會廳通常獨立於餐廳部門之外,另行成立宴會部,負責一切宴會事宜。由於宴會形式不一,有些宴會需要豪華的裝飾與佈置,如婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會…等,有些則只需一般桌椅陳設及視聽器材即可,如說明會、訓練會…等。因此,一般宴會廳之基本裝潢通常較為樸素,若遇特殊需求,例如婚禮、壽宴等場合,則再配合顧客需要,增設舞臺、紅地毯、花卉、汽球、燈光、特效、樂團及背板等,營造出宴會的華麗氣氛。
(三)、宴會廳與飯店之經營
當宴會屬於大型餐會時,對飯店來說無疑是大量銷售。不僅替宴會部門帶來豐厚營收,同時有助於飯店內其他餐廳的廣告宣傳,吸引顧客前往餐廳消費,甚至替飯店客房帶來住宿的商機。因為就宴會本體而言,一次美好的宴會經驗可能令顧客印象深刻,增加日後到飯店內餐廳消費的頻率,甚至影響其將來在該宴會廳舉辦宴會的意願。至於與飯店內其他部門配合方面,以國際會議為例,假使有一國際會議於宴會廳召開,其與會代表大部份便會住宿於該飯店客房,對客房部營收大有裨益。同時,這些房客也可能會至飯店內餐廳用餐或消費,增加飯店內餐廳的營業額。可見宴會廳的業務,對飯店整體經營影響之鉅。
(四)、宴會之行政部門
一般小型餐廳備有貴賓室或包廂以作為宴會場地,而各大飯店則通常成立宴會廳,獨立於餐廳之外,專司宴會之舉辦。有些飯店甚至成立宴會部,分為業務單位與執行服務單位,由兩單位互相配合,執行宴會部的工作。台北市第一個成立宴會部的飯店為希爾頓飯店,目前其他國內飯店如漢來、來來、凱悅、晶華、福華等,也都設置有宴會部,負責所有宴會活動。其他一些中型飯店,便無宴會部門的編制,而將宴會事宜列入中餐廳的業務範圍。

二、宴會部組織架構
組織(organizing)是指單位的設立或成員工作的分配與組合,意即單位與成員權責關係的配置工作。宴會部主要負責的業務大致為中西餐、宴會、酒會、國際性會議及展示會等,雖工作內容差異不大,但其組織架構的設計仍須視部門規模大小而定。組織架構敘述部門中的各個層級,包括管理階級與非管理階級,以及決策制定的通路。各宴會部可依以下兩項基本原則,再配合本身部門的營運特點,設定出適當且兼具特色的組織架構
(一).業務的需求
(二)分層負責並統一指揮
三、 宴會部工作職掌
宴會工作是由一群人來執行,這群人必須實施分工,並彼此合作,才能有效達成其預定目標。職此之故,宴會部門有其組織面,形成一種職務配置及權責分配的體制或結構。換言之,宴會部組織是職位(position)、單位(unit)、層級(hierarchy)、任務(task)、責任(responsibility)及權力(authority)的適當配置,以分工合作的方式完成宴會工作的執行。上節已約略介紹宴會部門的組織架構,本節僅針對宴會部工作人員的職稱、所屬部門、服務單位、直屬上司、工作區域以及職責任務,作進一步說明。
(一).宴會部經理
(二).宴會部秘書
(三). 宴會部辦事員
(四). 宴會部業務經理
(五). 宴會部業務副理
(六). 宴會部訂席主任
(七). 宴會部訂席專員
(八). 宴會部服務經理
(九). 宴會部服務副理
(十). 宴會部領班
(十一). 宴會部服務員
(十二). 宴會部領檯

四、宴會服務的安排
(一).宴會人員的安排
1.人員分工
2. 人員安排
(二).宴會前的檢查與集合
1.宴會前之檢查項目
2. 宴會前會議之內容
(三).宴會現場的接洽
1. 喜慶宴會
2. 酒會或茶會
3. 自助餐
4. 會議
(四).宴會結束後之工作
1.各項費用在結算前務必先行確認,不可遺漏,金額亦應核對清楚。
2.確認付款方式及發票的開立方式。
3.禮貌地詢問客人對此次宴會服務的意見與滿意度,以求更好的服務水準。
最後,宴會主管人員應監督服務人員按照事前的人員分工,整理宴會場地。
(五).服務人員及臨時工讀生之工作手則
1.宴會部服務人員及臨時工讀生工作守則
2.宴會部臨時工讀生打工須知
3. 工讀生領款方式及其優缺點

五.宴會廳設備概述
所謂「工欲善其事,必先利其器」,誠如每個行業都有其特殊用具的使用,宴會廳同樣需要必備的設備與器具,用以幫助宴會服務工作的完成。由於宴會廳所需設備的備置,不但是一切宴會工作的基礎,也是籌備宴會時成本控制的關鍵,是以宴會廳器皿及用具的規劃與籌備實為一門不可輕忽的學問。本章首先將就宴會廳中常用之各式器皿、器材以及檯布的概念與使用方式做一完整的介紹,再接著探討這些必備器具、器皿和餐具的籌備事宜與數量設定,期使讀者能對宴會廳各式設備及其基本設定量有概括性的認知。
(一).宴會廳常用器皿及傢俱介紹
1.磁器(Chinaware)
(1).西餐用磁製器皿
(2).中餐用磁製器皿
2.飲料用玻璃器皿(Glassware)
3.銀器類(Silv2.erware)
(1).中空銀器(Holloware)
(2).扁平銀
4.傢俱類(Furniture)
(二).宴會廳營業器材籌備的設定量
1. 倉儲
2. 營業器皿標準量之設定
(三)..檯布的基本認識與設定量
1. 常見之檯布材質
2. 檯布尺寸的大小與特點

6、 成本控制、預算編列

(一).宴會成本控制
就飯店餐飲部門之經營而言,宴會廳關係整個餐飲部門財務營收甚鉅。一般較具規模的宴會廳,其營業額便常佔餐飲部門營收的三分之一至二分之一強,佔二分之一以上營業收入的宴會廳在日本更是時而可聞。鑑於宴會在餐飲部門營收佔有舉足輕重的地位,日本一些飯店縱使內部各餐廳皆發包給外面廠商,宴會廳仍會自行經營。由此可知宴會廳在餐飲部所佔營業收入比重之大、影響之鉅,倘若不妥善地將宴會廳經營成本做合理及有效的控制,勢必會導致成本大幅增加,甚至可能產生虧損。
由於食物成本在宴會廳經營成本中佔既定比率,適時更換固定標準菜單中因時節替換而導致材料價格上漲的菜品,乃成為有效降低食物成本並提高宴會部門營利能力的方法之一。因此,宴會廳通常依食材出產之季節性,事先設計各式標準菜單,供顧客選擇。倘若有更換菜色之必要,仍須在成本範圍內做更換,以有效控制食物成本,避免無謂的浪費。除了上述食物成本控制之外,宴會廳還需要注意各項人事費用、事務費用、水電瓦斯及器皿的損耗等成本,其控制要點分述如下:
(二)、水電、燃料費用與事務費用之控制
(1).設施使用
(A).照明
(B).空調
(C).水
(D).計量
(2).作業要點
(A).電源
(B).水
(C).瓦斯
(D).整體
(E).事務費用
(3).器皿耗損費用之控制
(三).營業預算之編列
宴會廳營業額之預算編列和一般餐廳具若干差異,在估計每餐座位人數、周轉率以及每餐每人平均飲料和食物的消費價格之餘,尚需考量場地及器材之租金收入,將各項收入加總方為每月營收。事實上,編列宴會部預算時尚需顧及酒會、外燴及茶點等收入,因此為簡化預算編列之複雜性,凡下午四點前結束之宴會編屬於午餐時段,下午四點以後結束之宴會則編屬於晚餐時段,並將場地租金、器材租金及其它代辦費用等,編列為租金收入。筆者以某飯店營業情況,編列預算表一份,供作參考(如附錄3-2-1)。
由於宴會廳隨著時節不同而有淡旺季之分,所以在編列營業預算時,便需考慮農曆年、農曆七月、孤鸞年、閏月以及每年四月份等特殊時節、民間習俗因素所導致的消費傾向,進行預算編列之適度調整,說明如下:

1479761897364 1479761959443 1479761996285 1479762052957
農曆年
農曆七月
孤鸞年
閏月
5.每年的四月份
(四).宴會部門營業淨利分析
在說明宴會廳支出預算及利潤編列之前,先就上兩頁某飯店宴會廳一月份及五月份損益表所呈現之收支情況,以表格的方式分析比較此兩個月份之損益表所顯示營業額與營業成本、營業費用的實際關係,並試說明該項費用支出之合理性,期能增加讀者對部門營業淨利實務操作的了解,進而從中獲知編列支出預算及利潤時所需考量之處,探討如下:

七、促銷活動
宴會廳經營之場地成本、人事成本等固定成本相當高,一旦閒置,勢將造成龐大浪費。因此,宴會廳除一般喜慶宴會、團體會議、展示會、發表會、酒會之外,尚須做季節性促銷活動以爭取更大客源與營收,同時藉促銷平衡宴會廳旺季和淡季的營業差額。簡單的說,促銷其實便是以比較優惠之價格爭取特定客源為主要目的。畢竟許多團體由於本身預算問題,再加上對飯店抱持高價位消費的刻板印象,鮮少考慮至飯店舉辦宴會,因此飯店便需要針對某些特定團體作多樣化的專案促銷,以吸引顧客消費。一般而言,飯店會依不同時令、節慶、特殊活動,甚至飯店本身經營的需求等,設計各類促銷活動,本節將就宴會廳較常推出的促銷專案做簡單介紹。
(一).年終尾牙及春酒專案
(二).謝師宴專案
(三).社團授證及社長交接專案
(四).農曆七月促銷專案
(五).中式及西式情人節促銷專案
(六).母親節及父親節之促銷活動
(七).聖誕節促銷專案
(八).除夕圍爐專案
(九).特殊餐宴促銷專案
(十)會議促銷專案

八、宴會作業流程
宴會服務成功與否,取決於宴會負責單位的「組織能力」,意即任何宴會若能事前作好妥善規劃,一定可以水到渠成,順利完成宴會活動。就功能而言,宴會部可分為「業務」與「執行服務」兩大部分,業務單位負責招攬客人,執行服務單位負責達成客人所要求的服務。在現階段飯店競爭日益激烈的情況下,兩者皆不可偏廢。通常,宴會在做好業務推廣以後,接著便應展開銷售作業,最後結束於執行服務。在此過程中,有其既定步驟可循,為方便說明起見,本章將宴會作業流程分為十二個章節進行說明。宴會流程步驟依序為,洽詢、預約、確認及簽定訂席合約書、場地擺設與規劃、發佈宴會通知單、再次確認、各單位工作計劃的擬定、宴會場地佈置、服務工作的執行、帳單結清、追蹤以及建檔共十二
階段,分述於以下各節。
(一). 洽詢
(二). 預約
(三). 確認及簽定訂席合約書
(四). 場地擺設與規劃
(五). 發佈宴會通知單
(六). 再次確認
(七). 各單位工作計畫的擬定
(八). 宴會場地佈置
(九). 服務工作的執行
(十). 帳單結清
(十一). 追蹤
(十二). 建檔

九、宴會舞台之設計
在大型宴會中,舞台的佈置與設計扮演最重要的角色。無論宴會主題、宴會風格、宴會進行方式或是宴會整體氣氛營造,皆需仰賴舞台設計與佈置的配合。當然,舞台佈置與設計必須視顧客預算及需求而定,並非每場宴會的舞台設計都千篇一律。有些顧客選擇簡單便利的宴會形式,僅利用飯店現有設備而不另外花費做其他佈置;有些顧客則願意為了表現宴會氣派而設計所費不貲的舞台佈置,有時甚至會出現宴會舞台佈置費用遠高於宴會餐費的情況。由此可知,宴會舞台之佈置與設計的發展空間極具伸縮性,隨時可依顧客需要,設計出千變萬化的舞台佈置。
(一).宴會舞台之設計
一場成功的舞台佈置好比一件藝術品,需透過巧妙的設計,輔以花卉的自然美與人工的修飾美相結合之藝術造型,為參與宴會之賓客營造出一種特殊氣氛。為此,舞台的設計與佈置已然成為重要宴席中不可或缺的裝飾。佈置舞台之前,首先應決定舞台規模,因為舞台大小為活動式的,故可依顧客需求進行舞台搭設。
一般而言,婚宴之舞台分為中式、西式以及中西式三種設計方向,通常西式較需佈置,花費較多,反之中式則較不需佈置,花費相對較少。然而,無論花卉設計、舞台佈置或宴會設備等需求,皆視顧客需求及預算而定,因此舞台佈置費用多寡也因人而異,無一定論。由以上所述可知舞台設計的多樣化,以下兩點為設計舞台時所應掌握的基本設計原則:
確認宴會主題
舞台佈置首重宴會主題之確認,畢竟主辦者舉行宴會往往有其特殊目的,而此一宴會目的便是宴會主題所在。由於宴會主題通常用以做為舞台背板的設計背景,一確認宴會主題後,便有具體的設計方向。因此宴會主題應力求明確,並根據主題,依顧客的預算創造出不同類型、不同風格、不同種類的舞台設計。可以說一旦有好的宴會主題,舞台的製作便已然成功一半。
設計需新穎並符合宴會需求
舞台設計需創新且富創造力。每種宴會場合皆有不同的舞台設計以搭配營造出適宜的宴會氣氛,一場成功的宴會絕對不能僅依傳統制式的設計方式或是一味沿用他人設計來佈置舞台。譬如婚宴時,場地佈置便應呈現有結婚喜慶的氣氛,而中式或西式的婚禮形式亦有不同的舞台佈置。舞台設計具有許多不同的變化方式,除了飯店本身的設計圖例外,有時更可依顧客的特殊需求作任何形式的佈置變化,但不論如何匠心獨具,皆應以符合宴會需求為設計前提。以下舉數張宴會舞台佈置之實際圖片做詳細說明,其佈置方式常有看似雷同卻大異其趣的效果呈現,可略窺舞台設計與佈置之堂奧。

十、雞尾酒會的擺設與服務
(一).酒會的供應方式
雞尾酒會是時下流行的社交、聚會宴請方式,以供應各種酒水飲料為主,並附設各種小吃、點心和一定數量的冷熱菜,為一種簡單且活潑的宴客方式。由於酒會具有實用、熱鬧、歡愉且適合在各種不同場合舉辦的優點,頗能符合現代社會求新求變又不拘泥形式的需求,以致於越來越多人選擇以舉辦酒會的方式宴請賓客。從酒會的主題來看,多是歡聚、紀念、慶祝、告別、開業典禮等,可知無論是隆重、儉樸或嚴肅的形式,酒會都不失為可行的宴會方式。
(二).酒會菜單設計的注意事項
1.酒會中,除非個人特殊需求,一般皆不設置桌椅供賓客入坐,意即客人通常以站立的姿勢食用餐點。因此,酒會餐點在刀法上必須講求精緻、細膩,食物亦應切分成較小塊、少量,使客人能夠方便拿持餐食入口,而不必再使用刀叉。
2.酒會跟自助餐的菜單設計有很大的不同。一般除了Heavy Cocktail之外,酒會所提供的菜餚並不若自助餐般的以讓客人吃到飽為目的,而是採限量供應,講求精緻、簡單、方便,所以份量有限,吃完了便不再提供,除非客人再另外增加份量。
3.在菜單的設計上,酒會菜單採取精緻取向,因此酒會中每道菜所使用的手 工部分較平常為多,人事成本也難以避免地隨之提高。有鑑於此,其食物成本必須相對降低,以控制宴會廳經營成本並維持宴會部門營利能力。
4.酒會菜單不提供沙拉和湯類食物,以符合簡單、方便的原則。
5.人數越多,菜單開出的菜餚種類也會隨之增加。例如兩百人和兩千人與會的酒會,儘管每人單價相同,酒會中出現的菜色理當有很大的差別。由此可知,與會人數也是決定菜單內容設計的重要依據。
(三).酒會菜單結構
1.Canapés
2.Cold Cut
3.Hot Item
4.Carving Item
5.Pass Around or Special Addition
6.Pastries & Fruit Plate
7.Condiments
(四).酒會的形式
酒會中不排放桌椅,也不設置主賓席,只擺設餐台以及一些小圓桌或茶几,賓客於酒會中以站姿進餐。寬敞的空間使主人及賓客皆得以自由地在會場內穿梭走動,自在地和其他與會賓客交談。酒會的另一項好處便是賓客可依照請帖裡所註明的宴會時段,依自身方便、喜好,在既定的餐會時間內隨時到達或提早離開會場。此外,若宴請賓客人數眾多,主人亦可以將既定的酒會時間加以區隔成數個時段,並以註明不同時段的請帖邀約不同的賓客,以避免某一時間內之與會賓客人數過多,造成場面擁擠,也使得主人無法兼顧所有賓客。由此可知,酒會其實是屬於比較活潑且較具彈性的宴會進行方式。
(五).酒會場地的設計
在酒會的場地設計中,舞臺設計是其中非常重要的一環。倘若舞臺佈置得宜、主題明確,能讓所有與會賓客在進場之後便留下深刻的第一印象,那麼這場酒會已然成功了一半。而另外一半的成功,有百分之三十取決於餐檯的佈置,最後的百分之二十則決定於服務人員的服務態度。也就是說,在一場成功的酒會中,單就「佈置」方面便已佔影響要素的百分之八十,由此可見場地的設計對一場成功的酒會是多麼重要。附錄8-1-1、8-1-2和8-1-3為「漢來飯店暨漢神百貨週年慶」酒會的場地設計圖,供讀者參考。
(六).場地及餐檯的佈置
(七).餐具的準備
(八).酒吧檯的準備及擺設
(九).酒會服務工作之分配
(十).雞尾酒單材料

十一、外燴的安排
提到外燴,一般人的印象大多停留在路邊常見的婚喪餐會或流水席。事實上,這種俗稱「黑松大飯店」的餐會,的確是道道地地的外燴方式。然則根據輔仁大學生科系的調查結果顯示,這種路邊餐會常因處理食物的環境受制於有限的設備,無法確實保持餐飲衛生,乃成為造成集體食物中毒的最大禍源。因此在幾年前,台北市已通過禁止舉辦此類路邊餐會的法令,而其他邁向國際化的城市也將隨之跟進,漸漸淘汰此類不符合衛生安全需求且有礙市容觀瞻的傳統外燴餐宴。由於這勢在必行的外燴趨勢,各大飯店外燴的經營也將隨著路邊宴會的告終而逐漸嶄露頭角。
一直以來,外燴便不僅止於「黑松大飯店」一種形式,許多高級飯店在既有設備條件允許並具足夠市場需求的考量下,提供有外燴服務。此類外燴,等同將飯店內的宴會移師到飯店以外的場地舉辦,其對宴會服務的要求並不少於在飯店內舉行者。事實上,在大部份的外燴案例中,飯店對其外燴宴會品質的要求尚且更為嚴苛。外燴的場合包羅萬象,舉凡外交部的國宴,或是某些大公司的開幕酒會等,都是常見的外燴案例。甚至某些新屋落成、喬遷之喜的民眾,希望能在新家宴請親朋好友,也會請飯店到家中進行外燴。
一、外燴服務流程
外燴服務流程與飯店內所舉辦的宴會相同,從籌備到結束,皆需按照之前介紹的「宴會十二步驟」,一步一步進行安排。形式上,外燴不限於中餐或西餐,但最常見的仍為酒會或自助餐,一般婚宴採用外燴的機率較小。除非是某些大公司少東的婚宴,因為這些人通常已自備有足夠寬敞的場地,例如公司的招待所或大禮堂等,否則一般結婚喜宴多選擇在飯店內舉辦。儘管如此,選擇採用外燴方式多少仍會因場地空間或設備的不足,在規模上有一定限制。此外,由於飯店外燴安排包括運輸、餐飲器具、設備及人力等費用,成本較飯店內高,一般皆訂有最低標準,以確保外燴的收益。
1.外燴事前之準備工作
2.外燴的菜單設計
3.器具的準備與運輸
4.外燴的服務要求
5. 注意事項
(二).外燴價位
外燴必須提供與飯店內相同等級的服務,但因服務地點不在飯店,所以從事前的規畫、場地佈置、菜單的準備,以及當天外燴服務執行的安排,乃至事後的善後工作,工作量都比飯店內的宴會服務還要繁重。所以承辦外燴之前,負責接洽外燴的單位便需先在各方面作審慎評估,然後再決定是否承接該場外燴宴席。外燴安排基本上有其人數限定及計價方式的特定考量,本節將針對外燴服務的形式、價位、Handling Charge的計算方式等做簡單介紹。
外燴形式
外燴價位
Handling Charge(手績費)的估算方式

十二、葡萄酒與食物的搭配
(一).葡萄酒與食物搭配原則
由於食物以及葡萄酒都是變化多端的,所以在搭配食物和葡萄酒時,往往有許多不同的組合方式可供選擇。一般而言,人們通常根據其愛好以及預算來決定所飲用的葡萄酒,但除了偏好以及預算的考量之外,應該還需注意到酒能「增進食物風味」的功能。餐廳中的酒侍便常應顧客要求,負責提供佐酒的建議,幫助顧客選用能增進食物風味的葡萄酒。一旦能適當地選用佐餐的葡萄酒,便能恰如其分的增添食物的美味並呈現酒的絕佳風味。以下數點建議可做為顧客點酒,以及酒侍做酒類服務時選擇用酒的參考:
1.食用以某種葡萄酒調味的菜餚時,選擇佐以相同的酒。
2.採用某一地區的飲食風格時,選擇來自同一區域的葡萄酒飲用。
3.葡萄酒和食物的搭配必須符合兩者口味的強度,以使酒與食物在口味上能充分協調,而不至於讓食物的風味被酒破壞或掩蓋。
基本上,一瓶適合搭配主菜飲用的葡萄酒是必須的,但若有需要,尚可選用另一種酒來搭配另一道菜。倘若一頓飯從開始到結束,顧客有選擇多種酒類的需要時,以下有幾項規則可供參考:
1.先喝酸性的酒,再喝口味較清淡的酒。
2.先喝較低單寧酸含量的葡萄酒,再飲用高單寧酸含量者。紅葡萄酒的單
酸含量較白葡萄酒高,所以可以選擇先飲用白葡萄酒,之後再飲用紅葡萄酒。所謂單寧酸來自葡萄藤及葡萄果實的外皮。在葡萄酒年輕時,單寧酸具有收斂及任性的特質,而當葡萄酒成熟時,則能減輕上述單寧酸的特性並彰顯出一種平順、圓潤的口感。
3.先飲用酒齡較短的葡萄酒,再飲用長期成熟的酒。
4.先嚐清淡的葡萄酒,再飲濃烈的酒。
(二).葡萄酒與食物的搭配組合
1. 海鮮和貝類
2. 魚翅
3. 雞肉和豬肉
4. 雞肉和豬肉鴨肉
5. 麵
6. 廣東點心
7. 乳酪
8. 點心

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